Zorg voor een goede start van je vergadering. Mensen gaan regelmatig van vergadering naar vergadering. Je zit nog met je hoofd bij de vorige sessie en de volgende vergadering begint al. Om een constructieve sessie te hebben is het belangrijk dat de deelnemers niet alleen lijfelijk aanwezig zijn maar ook mentaal. Begin de vergadering daarom met een check-in oefening. Laat zo mensen landen in de sessie.

Het voordeel van een check-in oefening is:

  • deelnemers laten hun sores achter zich of maken het bespreekbaar wat ze bezig houdt
  • deelnemers focussen zich op de komende sessie
  • verhogen van het zelfbewustzijn en duidelijkheid brengen over waar iedereen staat
  • de toon zetten voor de sessie en laten zien dat je je hebt voorbereid
  • testen of alles technisch werkt en of iedereen actief meedoet

Doel Vergadering

Er zijn verschillende soorten check-in oefeningen die je kan doen. Voor je een keuze maakt is het goed om terug te halen wat het doel is van de vergadering. Een goede check-in (en check-out) sluit aan bij dat doel.

 Interactieve werkvormen

Deze visuele templates gebruik ik tijdens digitale vergaderingen om interactief samen te werken in PowerPoint. Wil je dit ook leren en meer dan 40 templates ontvangen, dan geef ik 8 januari weer een training. Je kan deze check-in werkvormen ook mondeling tijdens een sessie doen of met een interactieve tool als Miro of Mural.

Check-in: Wat is jouw intentie?

Leukste-check-in-werkvormen-voor-een-digitaal-overleg-2

Het is niet altijd duidelijk met welke intentie deelnemers naar een bijeenkomst komen. Laat de deelnemers aangeven met welke intentie ze bij de vergadering zitten aan de hand van 4 rollen.

  • De ontdekker is gedreven om nieuwe inzichten te krijgen, wil alles weten en bijdragen.
  • De shopper is geïnteresseerd in alle informatie en wil een stukje mee naar eigen werkplek nemen.
  • De vakantieganger is niet echt geïnteresseerd in de inhoud maar is blij om van het werk weg te zijn.
  • De gevangene wil er liever niet bij zijn, voelt zich gedwongen

 Bespreek waarom en of het om aanpassing vraagt. Het kan spannend zijn om het bespreekbaar te maken. De metaforen maken het echter makkelijker om het bespreekbaar te maken en zeker als je beelden gebruikt. Ook als mensen niet het achterste van hun tong laten zien dan worden ze zich wel bewust van hun eigen rol en hoe constructief dat is. Bron: Funretrospectives.com

Check-in fotokaarten: Welk weer is het het?

Leukste check-in werkvormen voor een digitaal overleg

Onze gedachtes, gevoelens en ideeën kunnen soms best een beetje hulp gebruiken. Fotokaarten kan je in vergaderingen of bijeenkomsten gebruiken om connectie te leggen tussen je woorden en deze ideeën, gedachtes en gevoelens. In deze versie is het thema ‘weer’. Aan het begin van een bijeenkomst laat je de deelnemers een foto kiezen die laat zien hoe ze zich nu voelen (bijvoorbeeld ten opzichte van het werk(druk) of de bijeenkomst). 

Check-in: Bij de deur achterlaten

leukste-check-in-werkvormen-voor-een-online-sessie

Laat deelnemers werk of privé sores bij de deur ‘achterlaten’ om zo de focus op de sessie te kunnen houden. Aan het eind van de sessie kunnen ze de zaken weer oppakken. Laat ze op de post-its typen of vertellen wat de bij de deur willen laten. Laat het wie wil toelichten. Kunnen ze het niet bij de deur laten, spreek dat af wat ze nodig hebben. Bijvoorbeeld even er uit gaan om een telefoontje te plegen. Het bespreekbaar maken geeft deelnemers lucht.

Misschien word je hier ook blij van

Digitaal-vergaderen-8-feb

Meer inspiratie

Dit blog is onderdeel van de nieuwsbrief over zakelijk tekenen en creatief faciliteren. Wil je ook de nieuwsbrief ontvangen? Schrijf je dan in via de knop links en krijg een handig banner boekje. Ook leren zakelijk tekenen? Meld je aan voor een van de zakelijk tekenen trainingen.