Een jaarplan maken is een moment om stil te staan bij wat goed gaat en wat volgend jaar beter kan. Een jaarplan vloeit voort uit de missie, visie en de meerjarenstrategie. Een visuele template kan helpen om met je team alle stappen goed te doorlopen en legt een basis voor het jaarplan. Hierbij een instructie om zo’n template zelf te maken en met elkaar aan de slag te gaan. Voordeel van deze werkwijze:
• Teamleden worden meegenomen in alle stappen, er kan niets worden overgeslagen
• Ideeën worden meteen opgeschreven waardoor je niet in rondjes blijft praten
• Betrokkenheid wordt vergroot doordat teamleden zelf schrijven op de template
• Resultaat is tastbaar en visueel

Voorbereiden: maken visuele template

1. Verzamel alle benodigde materialen: een rol papier, centimeter, potlood, stiften en schaar. Lees hier meer over de materialen die ik graag gebruik.

2. Meet het papier op en knip het af zodat het papier de gewenste grootte heeft. Ik heb de grootte van de tafels (160 x 80 cm) in onze vergaderruimte aangehouden zodat de template een tafellaken wordt.

 

3. Schakel een hulpje in. Meet het midden van het blad op de lange zijde (bij mij 80cm), teken dat af met potlood. Laat je hulpje op dat punt een touw of de centimeter vast houden. Jij houdt aan de andere kant de centimeter vast op 10 centimeter van de rand aan de overkant. Draai met het behulp van het touwtje een perfecte halve cirkel. Je maatje houdt dit vast en jij herhaalt dit dichterbij je maatje zodat je een kleinere halve cirkel krijgt.

4. Trek vervolgens de potloodlijnen over met zwarte stift.

5. Verdeel de middelste baan in 3 vlakken door op 1/3 en 2/3 een lijn te trekken. Ik vind het nog mooi om een het geen recht lijn te laten zijn maar in het midden van de lijn een pijl te tekenen.

6. Schrijf in de binnenste cirkel een titel van de visuele template

7. Schrijf bovenin ieder van de 3 vakken een vraag die je het team wilt voorleggen. In deze template heb ik 3 vragen gesteld:
a. Wat hebben we geleerd van het jaarplan 2017?
b. Welke externe en interne ontwikkelingen hebben invloed op de strategie van 2018?
c. Wat zijn de strategische thema´s voor volgend jaar?

8. Versterk de template door:
a. iconen toe te voegen zodat het thema duidelijk is
b. geef met gekleurde vlakken aan hoeveel strategische thema´s maximaal mogelijk zijn
c. schrijf extra tips in het vlak zoals ´wees concreet´
d. geef sturing aan de antwoorden door bijvoorbeeld bij evaluatie jaarplan twee vakken te maken ´evaluatie van proces´ en´evaluatie van inhoud´

9. Klaar! Als je in meerdere groepjes wilt werken, maak er dan meer door 1 origineel te maken en de rest over te trekken. Denk er dan aan om nog 1 flap extra te maken waarop alle input samengevat wordt.

10. Print de visie en missie van het team groot uit of teken hem op een groot vel. Wil je leren hoe je een visie/missie uittekent kijk hier of neem contact op met Laura.

Tijdens de sessie:

1. Leg uit wat het doel is van de sessie. Wat zijn de stappen die hiervoor genomen zijn, wat moet het resultaat zijn van vandaag en welke stappen moeten hierna genomen worden. Daarbij passeren de missie/visie, strategie, jaarplan (kpi’s, doelen/acties) en begroting.
2. Start bij de missie en visie. Sta stil bij de inhoud en nodig deelnemers uit om verhalen te vertellen uit de dagelijkse praktijk die de missie en visie raken.
3. Leg de visuele template uit, geef de deelnemers (4-6 deelnemers per groep) de opdracht de vragen te beantwoorden en dit op te schrijven op de vellen. Geef aan hoeveel tijd ze daarvoor hebben.
4. De groepen gaan uiteen. Loop rond om vragen te beantwoorden en stellen en discussies te prikkelen.
5. Als het tijd is roep je de groepen bijeen en laat je ze de inhoud terugkoppelen. Bijvoorbeeld door iedere groep 1 onderwerp te laten noemen (beginnend met hun belangrijkste punt) andere groepen mochten aanvullen op dit punt. Daarna start een andere groep als eerste en zo door. Dit voorkomt herhaling en zorg voor meer betrokkenheid tijdens het terugkoppelen.
6. Laat iemand centraal een template invullen waar alle input op komt te staan.
7. Rond de sessie af, vertel wat je met de input gaat doen en wat de volgende stap is. Evalueer: wat ging goed en wat kon beter.

Na de sessie:

1. Maak een foto van de visuele templates en mail deze rond als verslag. Vermeld ook de concrete vervolgstappen in het verslag.