Wil je geen saaie vergaderingen meer? Geen vergaderingen waar de deelnemers zichzelf blijven herhalen? Met de inzet van visuele werkvormen wordt de vergadering veel effectiever én leuker. Dat wordt ook wel visueel faciliteren genoemd. 

Het voordeel van visueel faciliteren is:

  • Zichtbaar: Praten blijft vaak abstract en maakt het lastig om de samenhang tussen onderdelen te zien. Door het te visualiseren worden verbanden en patronen zichtbaar. Dat levert zeker een aantal aha momentjes op. 
  • Iedere stem telt: Je hebt altijd mensen die veel aan het woord zijn en mensen die zich niet uitspreken. Visuele werkvormen kunnen er (met de juiste begeleiding) voor zorgen dat alle stemmen gehoord worden.
  • Actieve betrokkenheid: Het zitten aan een vergadertafel bij een klassiek overleg creëert afstand en de mogelijkheid om je passief op te stellen. Bij visuele werkvormen creëer je betrokkenheid door mensen ook fysiek mee laten te doen. Duiken is geen optie.
  • Zeggen is vastleggen: Door zichtbaar vast te leggen wat deelnemers zeggen voelen mensen zich gehoord en zullen ze minder snel geneigd zijn om zichzelf te herhalen of te herhalen wat anderen al hebben gezegd.
  • Doelgericht: Vooraf denk je na wat het eindresultaat moet zijn en met welke visuele werkvorm je dat resultaat kan behalen. Hierdoor is je vergadering al veel doelgerichter.   
  • Leuker: Dit lijkt mij duidelijk. Werkvormen waarbij je betrokken en geactiveerd wordt zijn veel leuker. Mijn ervaring is dat deelnemers aangenaam verrast zijn, zeker als ze merken dat er moeite is gedaan om de bijeenkomsten vorm te geven.   

Veel voordelen dus, maar wat is dat visueel faciliteren nu precies? Visueel faciliteren is het begeleiden van bijeenkomsten met werkvormen die gericht zijn op het zichtbaar maken van het proces of vraagstukken. Er zijn verschillende soorten categorieën werkvormen.

Proces flip-overs: Met flip-overs die het proces van de sessie visualiseren kan je de groep helpen om de lijn te volgen en het eindresultaat te behalen. Dat begint al met een flip-over met de agenda, de gehanteerde methodiek, check in, procesafspraken, proces evaluatie en veel meer. De flips zorgen  tijdens de sessie voor structuur en een duidelijker proces. Zo hang ik tijdens een design thinking proces de flip-overs van alle stappen chronologisch op. Voor iedere sessie loop ik het proces tot nu toe met de deelnemers door en bespreek ik met de deelnemers welke stappen we gaan nemen. 

Visuele templates: Een tekening die je op een flip-over maakt waarmee je met een groep mee aan de slag gaat in een bijeenkomst. Op de tekening staan de verschillende stappen die de groep moet doorlopen om bij het eindresultaat te komen. Zo heb je templates om de stip aan de horizon te bepalen of een actielijst te maken. De visuele template is een basis die je bij meer verschillende sessies kan gebruiken. Er zijn er al veel ontwikkeld maar je kan ze ook zelf ontwikkelen. 

Visueel oogsten: een manier om een gesprek te faciliteren over waar een groep staat of naar toe wil en dit vastleggen in een tekening. Van te voren maak je een grote tekening van een metafoor (zoals een zee met eilanden, een schip, land met een klif) waarbij je tijdens de sessie het kan vullen met de uitkomsten van het gesprek. Zo zou je voor een strategiesessie vooraf een eiland kunnen maken omringt met zee en kleine eilanden. Tijdens de sessie begeleid je de groep door vragen te stellen (waar staan jullie nu? Waar wil je staan? Hoe kom je daar? enz) en de opbrengsten van het gesprek schrijf/teken je op de plaat of laat je de teamleden opschrijven.

wat-is-visueel-faciliteren

Actieve werkvormen: oefeningen waar mensen fysiek en actief aan de slag gaan en zo zichtbaar maken wat er speelt. Lego serious play is zo’n werkvorm waarbij mensen daadwerkelijk gaan bouwen aan een visie of ander vraagstuk. Door het fysieke bouwen gaan mensen uit hun hoofd en met de handen denken waardoor je verrassende uitkomsten krijgt. Zo heb je nog veel andere actieve werkvormen. Zo mistte een team de rode draad in hun visie en dagelijkse werk. Tijdens de teambijeenkomst hebben we letterlijk een rode draad opgehangen en zo aan hun visie gebouwd.  

Wat-is-visueel-faciliteren-4

Training visueel faciliteren

Wil je leren visueel faciliteren? Vrijdag 27 maart geef ik een training visueel faciliteren waarbij ik al mijn methodes zal delen met jou. Bovendien ga je zelf een template ontwerpen die je meteen kan gebruiken in je eigen werk. Het wordt een super leuke dag waarbij je alles ook zelf gaat maken en ervaren.