Tips om een digitaal overleg visueler te maken

Er wordt op dit moment veel digitaal vergaderd en dat gaat iedereen nog best goed af. We leren snel bij. Toch is het nadeel dat er veel gepraat wordt. Visualiseren kan helpen om duidelijkheid te scheppen en overzicht te krijgen. Daarom een aantal manieren waarop je je vergadering visueler kan maken. Wil je deze tips toegepast zien worden? Meld je aan voor de gratis Q&A inspiratiesessie visueler digitaal vergaderen.  

digitaal overleg visueler

Handgebaren: In een face to face vergadering is het veel makkelijker communiceren. In een digitaal overleg mis je veel van de lichaamstaal. Wat je kan doen is met elkaar handgebaren afspreken aan het begin van de vergadering, bijvoorbeeld ‘ik heb behoefte aan pauze.’ Best leuk om je eigen handgebaren te verzinnen. Pas vertelde iemand dat ze in haar team een handgebaar had voor: ‘het gesprek is over zijn piek heen’ (een dakje maken met je handen).  Is veel sympathieker dan: zullen we doorgaan en een draaiend gebaar maken of een snijdend gebaar bij de nek.    

digitaal overleg visueler

Visuele kaarten: Naast het gebruik van handgebaren kan je ook nog andere zaken gebruiken om het gesprek te leiden. Collaboration Superpowers hebben kaarten ontwikkeld die je gratis kan downloaden. Hou bijvoorbeeld een ‘your muted’ kaart omhoog als iemand praat terwijl zijn microfoon uit staat. Maar je kan ook creatiever aan de gang gaan en ‘props’ maken (zoals een duim omhoog) van oud karton zoals ik hier laat zien.

digitaal overleg visueler

Teken mee: Onze superkracht is dat we kunnen tekenen. Het hoeft niet altijd de mooiste tekening te zijn, als het maar effectief is om het verhaal duidelijk te maken. Tijdens een vergadering kan het juist goed zijn om ideeën te visualiseren of hoe zaken in elkaar haken. Zet bijvoorbeeld een whiteboard achter je. Maar je kan ook je telefoon op je bureau richten en hem vastmaken met een telefoon klem (+/- 15 euro) of gebruik een document camera (moderne overhead projector. Raquel laat zien hoe je een document camera gebruikt. Ik heb zelf de Ipevo vz-r die ik ook gebruik voor het maken van filmpjes.

Boekentips voor visueel communiceren

Achtergrond gebruiken: Bij sommige videoconference programma’s (bijv Zoom) kan je je achtergrond aanpassen en daar hoef je niet eens een green screen te hebben (wel een computer die aan de minimale eisen voldoet). Je kan met je achtergrond een bepaalde sfeer neerzetten of juist een achtergrond kiezen die bij het onderwerp van de vergadering past. Je kan achtergronden zelf uploaden, maken of downloaden van creatievelingen als DC Comics (superhelden locaties) of Rolf Resink (zakelijk tekenen) of maak je eigen achtergrond met bijvoorbeeld jou bedrijfslogo via een website als Canva.

Boekentips voor visueel communiceren

Samenwerken in een bestand: Het helpt om doelgericht te vergaderen door tijdens het overleg samen te werken in een gezamenlijk bestand zoals Word of Google docs. Werkt heel goed maar is niet heel visueel. Er zijn samenwerktools die heel visueel zijn zoals Miro of Mural. Je kan er samen op brainstormen, evalueren en nieuwe ideeën op ontwikkelen. Stormpunt geeft trainingen in het brainstormen met Miro. Er is heel veel mogelijk, maar dat kan ook heel overweldigend zijn voor minder digitaal handige collega’s. Daarom heb ik zelf een tool ontwikkeld met visuele werkvormen in Powerpoint waar iedereen in kan werken. 

virtueel overleg visueel

Proces boven techniek: Er is op dit moment veel aandacht voor de technische aspecten van een virtuele vergadering. Maar een virtuele vergadering effectief en energiek maken vraagt meer dan alleen technische skills. Laat daarom je vergadering faciliteren door een ervaren facilitator als ik of een andere kundige facilitator. Er zijn naast alle technische trainingen ook een aantal hele goede trainingen die zich vooral ook richten op het hele brede spectrum aan vaardigheden die je nodig hebt om een virtuele vergadering te faciliteren. ik zou zelf de Masterclass Online Faciliteren van Mireille Beumer willen aanbevelen.

Meer inspiratie

Dit blog is onderdeel van de nieuwsbrief over zakelijk tekenen en creatief faciliteren. Wil je ook de nieuwsbrief ontvangen? Schrijf je dan in via de knop links en krijg een handig banner boekje. Ook leren zakelijk tekenen? Meld je aan voor een van de zakelijk tekenen trainingen.