Je zult het herkennen: Je zit bij een vergadering… aan het begin blijft iedereen nog wel bij het onderwerp van de vergadering, maar al snel gaat het mis. Iemand begint gepassioneerd een verhaal af te steken en raakt daarmee steeds verder van het onderwerp af. Als je geluk hebt dan wordt dit snel gecorrigeerd. Vaker durven mensen er niets van te zeggen of raakt iedereen hierdoor van het onderwerp af. Het gevolg is: de doelstelling van de vergadering is niet gehaald. De Amerikanen hebben daar een uitdrukking voor: ‘you have gone down the rabbit hole’. Je bent zo van het onderwerp afgeraakt dat je niet makkelijk terugkomt. Wat kan je doen om te zorgen dat jouw bijeenkomst niet het konijnenhol in gaat?
Afspraken maken Het makkelijkste is om de groep vooraf bewust te maken van het risico. Aan het begin van een bijeenkomst maak ik vaak afspraken met de groep hoe ze de bijeenkomst willen vorm geven met elkaar. Deze ‘groepsregels’ schrijf ik op een flip-over die ik de hele vergadering laat hangen. Dan kan ik tussendoor ook vragen hoe het gaat met de afspraken of tussendoor mensen wijzen op de afspraken. Belangrijker nog is dat je de groep hierdoor expliciet verantwoordelijk maakt voor hoe de vergadering loopt. Mochten ze zelf niet ‘bij het onderwerp blijven’ niet noemen, kan je als facilitator vragen of dat een issue zou kunnen zijn.
Doel en resultaat vaststellen: Het klinkt voor de hand liggend, maar wordt vaak vergeten: zorg dat er een duidelijk doel en resultaat is voor de bijeenkomst. Zorg dat deze voor iedereen duidelijk is. Begin de vergadering ermee door deze te te formuleren of vast te stellen. The Grove heeft visuele templates ontworpen die je kan gebruiken om de doelstelling visueel te maken.
Samenvatten: Mijn geheime superpower als facilitator is: (drumgeroffel….) samenvatten. Als een vergadering vastloopt of van het onderwerp afgeweken wordt, vat ik de doelstelling van de bijeenkomst en het (relevante) proces tot nu toe samen. Werkt altijd! Iedereen gaat meteen weer verder op basis van de samenvatting en niet op basis van het gesprek ervoor.
Knuffels: Vorige week deed ik mee aan een workshop van Aneta Keys over het betrekken van deelnemers bij bijeenkomsten. Ze vertelde dat ze bij bijeenkomsten knuffelkonijnen in de ruimte neerzet. Bij het bespreken van de agenda vertelt ze aan de groep waarvoor de konijnen zijn. Als er iemand van het onderwerp gaat en down the rabbit hole gaat moet/mag je als groepslid het konijn omhoog houden en de ander er op wijzen. In het ergste geval wordt iemand bedolven onder de konijnen. [foto: het festival Down the Rabbithole in het Duracel-huis]
Konijnen flip-over: Voor een bijeenkomst van het design thinking traject dat ik faciliteer moet ik nog een stapel konijnen kopen maar de flip-over heb ik al gemaakt om op te hangen als reminder voor de teamleden. In de video laat ik zien hoe je de flip-over kan maken.
Smaakt dit naar meer? Wil jij leren visueel faciliteren en naar huis gaan met een rugzak met krachtige methodes? Meld je aan voor de verdiepende training visueel faciliteren. Heb je de basis nog niet onder de knie? Leer in 3 uur alle basistechnieken in de zakelijk tekenen training basis.
Recente reacties