De meesten van ons zijn goed in onze mening geven. Maar wat als iedereen zijn mening heeft gegeven, welk besluit neem je dan? Als je ideeën hebt verzamelt, welk idee kies je dan? Als je verbetermogelijkheden in kaart hebt gebracht met welke ga je dan aan de slag? In dit blog geef ik je een paar visuele werkvormen om keuzes te maken in vergaderingen.     

Keuzes maken in een vergadering

Plotten: Maak een matrix op een flipover. Trek 2 assen. Zet op de ene as bijvoorbeeld haalbaar ——————- niet haalbaar en op de andere as belangrijk —————-niet belangrijk. Zo ontstaan er 4 vlakken: niet haalbaar en niet belangrijk, haalbaar en niet belangrijk, niet haalbaar en wel belangrijk en wel belangrijk en haalbaar. Schrijf de ideeën/opties op post-its en plak ze met elkaar op de matrix. Voer met elkaar het gesprek over waarom je iets ergens plaatst.  

Keuzes maken in een vergadering

Bewegen in de ruimte: Als je vastzit in je denken is de beste tip: ga bewegen. Dat werkt ook bij het maken van een keuze. Bedenk wat de verschillende opties zijn. Verdeel de opties over de hoeken van de ruimte. Leg een A4tje of flip-over met de optie in de hoek (getekend of beschreven) en laat de deelnemers op de plek gaan staan waar zij voor zouden kiezen. Voer daar vervolgens het gesprek over: waarom gaat iemand ergens staan? Waarom niet ergens anders? En als de meeste mensen voor 1 optie gaan, bevraag dan vooral de minderheid die voor een andere optie gaan. Wat moet er verbeteren aan de optie waar de meerderheid voor gaat om daar in mee te kunnen gaan? 

spelen-op-het-werk

Samenvatten: Ik kan het niet vaak genoeg zeggen: samenvatten is mijn superkracht als facilitator. Ik hoef maar samen te vatten wat we daarvoor hebben besproken en mensen overzien het vraagstuk beter. Je kan de vergadering gewoon mondeling samenvatten. Je kan ook een stap verder gaan en een visuele samenvatting maken. Teken/beschrijf het vraagstuk en daaromheen wat besproken is. Bespreek samen de samenvatting klopt en kijk of je samen een besluit kan nemen. 

spelen-op-het-werk

Stickers plakken: Als je alle ideeën na een brainstorm op de muur hebt geplakt, dan kan het wat overweldigend zijn om daar keuzes in te maken. Ik ben dan toch fan van stickers plakken. Zeker als je met een grote groep bent dan is dat een methode om te convergeren. Je kan gewoon gekleurde stippen kopen bij de gemiddelde kantoorboekhandel en iedere deelnemer er 3 geven. Als je dat wat plat vindt, kan je het verdelen in 3 groepen: quick wins, goede ideeën die wat langer de tijd vragen en uniek idee wat vreemd is maar best eens verrassend kan uitpakken. Om het nog duidelijk en leuker te maken teken ik dieren op grotere stickers voor iedere thema: konijn, schildpad en eenhoorn. Iedere krijgt drie stickers en gaat deze opplakken. Na het plakken voer je met elkaar het gesprek. Hieronder de video waarin ik laat zien hoe ik de stickers maak.

Meer inspiratie

Dit blog is onderdeel van de nieuwsbrief over zakelijk tekenen en creatief faciliteren. Wil je ook de nieuwsbrief ontvangen? Schrijf je dan in via de knop links en krijg een handig banner boekje. Ook leren zakelijk tekenen? Meld je aan voor een van de zakelijk tekenen trainingen.